Privacyvoorwaarden

  

Privacyverklaring Wet Bescherming Persoonsgegevens, algemene verordening gegevensbescherming.

Gemeente “Gk de Brug” te Wapenveld,

van de Gereformeerde kerken in Nederland

adres : Kanaaldijk 57

            8191 LW  Wapenveld

april 2019, herzien november 2022

ALGEMEEN

Over deze privacyverklaring

Voor de Gk de Brug in Wapenveld is privacy en een veilige omgeving van groot belang. De Gereformeerde kerken in Nederland en haar gemeenten zijn volgens de kerkorde geroepen tot dienst aan de wereld waarin omzien naar elkaar, betrokkenheid met elkaar en het vormen van een gemeenschap belangrijke pijlers zijn.

Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de kerk is.

Over de Gereformeerde Kerk in Nederland en haar gemeenten

De organisatie van de Gereformeerde Kerk in Nederland en haar gemeenten is gebonden aan specifieke (kerkelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft ruimte aan de kerken om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken.

De Gereformeerde Kerk in Nederland bestaat uit lokale gemeenten. De gemeenten en haar diaconiën bezitten rechtspersoonlijkheid.

Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens

U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt Gk de Brug ervoor dat uw privacyrechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de kerk is een ieder die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt op grond van ordinantie 4-2 tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft Gk de Brug diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in Bijlage 1 onderaan dit document.

Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de kerk

Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacy-regels te voldoen[1] heeft Gk de Brug de coördinatie van die waarborgen belegd bij[2] :

Commissie van Beheer is uitvoerend in de AVG.

Dini de Haan (lid, CvB) is Coördinator.

Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met:

Contactpersoon verantwoordelijke kerkenraad: Gerjan Kroese; Preses.

Contactpersoon uitvoerend orgaan AVG, CvB, Dini de Haan dehaan.dini@gmail.com

De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:

  1. Het recht op dataportabiliteit.
    Het recht om persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.
  2. Het recht op vergetelheid.
    Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en Gk de Brug moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten.
  3. Recht op inzage.
    Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.
  4. Recht op rectificatie en aanvulling.
    Het recht om de persoonsgegevens die u verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten.
  5. Het recht op beperking van de verwerking:
    Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
  6. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
    Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. U krijgt bijvoorbeeld alleen een brief van de kerk als een persoon daarbij heeft besloten u de brief te sturen, niet omdat een computersysteem u een automatisch bericht stuurt.
  7. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
  8. Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met Gk de Brug, via de contactgegevens hierboven vermeld. Voor uitschrijving als lid van de kerk vereist de kerkorde dat u een uitdrukkelijk verzoek richt aan de plaatselijke kerkenraad.[3]

Gk de Brug zal vervolgens uw verzoek behandelen. Ze zal eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft Gk de Brug een maand vanaf uw verzoek om uw uitschrijving administratief af te handelen, nadat de pastorale afwikkelingen hebben plaatsgevonden. Gk de Brug zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet  Gk de Brug rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de kerk.[4]

VERWERKINGEN VANWEGE DE ALGEMENE ORGANISATIE & LEDENADMINISTRATIE

Gezien de werking van de Gereformeerde Kerk vindt er in Gk de Brug een aantal verwerkingen plaats die direct verband houden met de kerkorde. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie (bijvoorbeeld verkiezingen van ambtsdragers) en de ledenadministratie. In de onderstaande tabel staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden vererkt en wat de grondslag voor de verwerking is.

Algemene Organisatie

Situatie

welke gegevens zijn erbij betrokken

grondslag

De organisatie van de kerk kent ambtelijke vergaderingen die leiding geven aan de gemeente. In deze ambtelijke vergaderingen zitten ambtsdragers die daarin verkozen worden. De orde van de kerk schrijft voor dat ambtsdragers door de gemeente of door de ambtelijke vergadering worden verkozen. Binnen deze verkiezingsprocedure worden persoonsgegevens verwerkt. Allereerst worden door gemeenteleden namen genoemd van die leden die naar hun mening in aanmerking van het ambt komen. Daarna krijgen de gemeenteleden een lijst met verkiesbare personen.

Naam en voornamen c.q. voorletters;

Gk de Brug verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,

en;

het gerechtvaardigd belang van de kerk om haar ambtelijke structuren vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid.

 

Ledenadministratie

Situatie

Welke gegevens zijn erbij betrokken

grondslag

Gk de Brug maakt gebruik van een ledenadministratie. Deze administratie verwerkt alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het in en uit schrijven van gemeenteleden.

Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:

  • naam en voornamen c.q. voorletters;

straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats

  • geboortedatum
  • geslacht
  • burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat
  • doop, met vermelding van de datum
  • belijdenis van het geloof, met vermelding van de datum
  • kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum
  • gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap
  • vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente
  • datum van overlijden
  • overgang naar een andere kerkgemeenschap
  • onttrekking aan de gemeenschap van de kerk,
  • de aard van de verbondenheid met de gemeente

onder vermelding van de wijkgemeente waartoe betrokkene behoort.

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,

en/of;

ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.

Kerkenraad/pastoraat

Situatie

Welke gegevens zijn erbij betrokken

grondslag

De kerkenraad heeft als taak het toerusten, dienstbetoon, met het doel, de opbouw van het lichaam van Christus. De kerkenraad is verantwoordelijk voor de gemeente als geheel.

Hulpvragen bij ouderling en diakenen worden opgenomen in een beveiligde administratie en komen binnen via een e-mailadres, via predikant, ouderlingen, diakenen. Gemeenteleden kunnen ook zelf contact op nemen via telefoon, e-mail of mondeling. In de administratie worden opgenomen: naam en voornamen c.q. voorletters, straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats.

  • geslacht;
  • e-mailadres
  • telefoonnummer
  • financiële gegevens
  • nadere afspraken over de hulp

De gemeente en diaconie hebben tot taak om te zien naar de hulpbehoevenden in de wereld en verwerken derhalve op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en ter uitvoering van een overeenkomst tot hulpverlening deze gegevens.

VERWERKINGEN VANWEGE HET PLAATSELIJK LEVEN EN WERKEN VAN DE KERK

In het kader van het plaatselijk leven en werken van de kerk verwerkt de plaatselijke gemeente diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.

Situatie

welke gegevens zijn erbij betrokken

Grondslag

Er wordt maandelijks een kerkblad uitgebracht en verstrekt aan uitsluitend leden van de gemeente Gk de Brug.

Zie tabel ledenadministratie, het kerkblad kan deze informatie bevatten.

Gk de Brug, verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten.

Er wordt in het maandelijkse kerkblad gegevens van zieke personen vermeld.

  • naam
  • voornamen
  • c.q. voorletters
  • adres/woonplaats
  • zorginstelling

Voor het vermelden van gegevens rondom ziekte in het kerkblad, heeft de betrokkene zelf het initiatief genomen deze informatie te delen. Gk de Brug verzamelt deze gegevens om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God.

Op de website van de kerk kunnen gemeenteleden inloggen. Zo komen ze bij de “gemeentegids”.

De gemeentegids is:

  • alleen voor de leden toegankelijk met een gebruikersnaam en wachtwoord.